Fotos auf Veranstaltungen: Hinweis, Einwilligung, DSGVO

Welche Regeln gelten

Fotos, auf denen Menschen zu erkennen sind, sind personenbezogene Daten. Für Aufnahme und Veröffentlichung braucht es eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO. Bei Veranstaltungen ist das meist das berechtigte Interesse des Veranstalters (Abs. 1 lit. f) oder eine Einwilligung (Abs. 1 lit. a).

Ohne die nach § 22 erforderliche Einwilligung dürfen verbreitet und zur Schau gestellt werden: […] Bilder von Versammlungen, Aufzügen und ähnlichen Vorgängen, an denen die dargestellten Personen teilgenommen haben.§ 23 Abs. 1 Nr. 3 Kunsturhebergesetz

Wie weit das Kunsturhebergesetz neben der DSGVO noch gilt, ist umstritten. In der Praxis kommen beide oft zum selben Ergebnis, siehe Dr. Datenschutz.

Übersicht oder Porträt

Entscheidend ist, wie eng das Bild ist und wofür es genutzt wird.

Übersicht und Stimmung

Bühne, Publikum, Gruppen, Atmosphäre. Hier reicht in der Regel das berechtigte Interesse, zusammen mit einem gut sichtbaren Hinweis.

Einzelne Personen

Porträts, kleine Gruppen, Werbung mit einzelnen Gesichtern. Je enger der Ausschnitt und je werblicher die Nutzung, desto eher braucht es eine Einwilligung.

Besucher einer Veranstaltung von hinten fotografiert, mit erhobenen Händen, in Schwarzweiß — Links das Publikum von hinten, rechts die Mitwirkenden auf der Bühne.

Sängerinnen und ein Sänger mit Mikrofonen auf einer Bühne im blauen Licht — Links das Publikum von hinten, rechts die Mitwirkenden auf der Bühne.

Für Fotos von Kindern holen Veranstalter die Einwilligung der Eltern ein.

Sonderfall Firmenfeier

Auf der Weihnachtsfeier sind fast alle Gäste Beschäftigte. Fürs Intranet kann im Einzelfall das berechtigte Interesse reichen. Für Website und Social Media holst du die Einwilligung ein, wie bei Mitarbeiterfotos.

Ein Satz in der Einladung wie „Mit der Teilnahme stimmst du Fotos zu“ ersetzt keine Einwilligung. Eine Einwilligung braucht mehr als bloßes Erscheinen.

Was auf den Aushang gehört

Deine Gäste müssen erfahren, dass fotografiert wird, bevor es losgeht (Art. 13 DSGVO). Bewährt hat sich ein Dreiklang: ein kurzer Hinweis in der Einladung, ein Aushang am Eingang und die vollständige Datenschutzinformation online.

WerDer Veranstalter als Verantwortlicher, mit Kontakt.
WofürWebsite, Social Media, Presse, Intranet, so konkret wie möglich.
RechtsgrundlageZum Beispiel das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Wie langeWie lange die Bilder gespeichert und gezeigt werden.
WiderspruchAn wen sich Gäste wenden, die nicht fotografiert werden oder nicht im Netz erscheinen wollen.
Mehr InfosLink oder QR-Code zur vollständigen Datenschutzinformation.

Textbaustein für den Aushang

Auf dieser Veranstaltung wird fotografiert. Die Bilder nutzen wir, [Veranstalter], für unsere Website, Social Media und Pressearbeit. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Darstellung der Veranstaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Du möchtest nicht fotografiert werden? Sag es bitte dem Fotografen oder am Empfang. Der Veröffentlichung kannst du auch später widersprechen: [E-Mail]. Alle Informationen: [Link oder QR-Code]

Den Text passt du an deine Veranstaltung an. Im Zweifel fragst du deine Datenschutzbeauftragte.

Textbaustein für die Einladung

Je früher deine Gäste Bescheid wissen, desto weniger Fragen gibt es am Abend. Ein Absatz in der Einladung reicht:

Auf unserer Veranstaltung fotografiert [Name]. Die Bilder nutzen wir für [Website, Social Media, Intranet]. Du möchtest nicht fotografiert werden? Sag es bitte am Empfang, dort bekommst du einen [roten Punkt] für dein Namensschild. Mehr dazu: [Link zur Datenschutzinformation]

Für Gäste, die nicht ins Bild wollen

Ansprechen: Der einfachste Weg: Wer nicht fotografiert werden will, sagt es dem Fotografen.
Kennzeichen: Ein farbiger Punkt auf dem Namensschild oder ein Bändchen zeigt es auf einen Blick.
Fotofreie Zone: Ein Bereich, in dem nicht fotografiert wird, etwa ein Teil der Lounge.
Später widersprechen: Gegen eine Veröffentlichung auf Grundlage des berechtigten Interesses können Gäste widersprechen (Art. 21 DSGVO). Das Bild wird dann nicht mehr gezeigt.

Was du mit dem Fotografen absprichst

KennzeichenWie Gäste ohne Foto erkennbar sind.
Fotofreie BereicheWo die Kamera unten bleibt.
PorträtsOb einzelne Gäste nur nach kurzer Rückfrage fotografiert werden.
AuswahlWer die Bilder vor der Veröffentlichung durchsieht.

Bilder von deinem Event zeige ich selbst nur mit deiner Zustimmung.

Checkliste vor dem Event

Hinweis in der EinladungEin Satz, dass fotografiert wird und wofür die Bilder gedacht sind.
Datenschutzinformation onlineEine Seite mit allen Angaben nach Art. 13 DSGVO, erreichbar per Link oder QR-Code.
Aushang gedrucktAm Eingang und am Empfang, gut lesbar.
Kennzeichen bereitFarbige Punkte oder Bändchen am Empfang.
Fotofreie ZoneFestgelegt und dem Fotografen gezeigt.
EinwilligungenFür Porträts, Werbung und Beschäftigte geklärt, bevor Bilder online gehen.
AnsprechpartnerEine Adresse für Widersprüche, die auch nach dem Event gelesen wird.
AuswahlWer die Bilder vor der Veröffentlichung durchsieht.

Häufige Fragen

Reicht ein Hinweis in der Einladung?

Für Übersichtsbilder ist er ein guter Anfang, dazu kommt der Aushang vor Ort. Eine Einwilligung ersetzt er nicht, wenn du einzelne Personen werblich zeigen willst.

Muss jeder Gast einwilligen?

Nicht für jedes Bild. Für Übersicht und Stimmung reicht in der Regel das berechtigte Interesse mit Hinweis. Für Porträts und Werbung mit einzelnen Gesichtern braucht es eher eine Einwilligung.

Darf ich Fotos von der Weihnachtsfeier auf Instagram zeigen?

Wenn darauf Beschäftigte zu erkennen sind, holst du vorher ihre Einwilligung ein, wie bei Mitarbeiterfotos.

Was, wenn jemand nachträglich widerspricht?

Dann nimmst du das Bild aus der Veröffentlichung. Plane dafür einen festen Ansprechpartner ein.

Gilt das auch für Vereinsfeste?

Ja, die Regeln sind dieselben. Das Landesamt für Datenschutzaufsicht Bayern hat dazu eigene Fragen und Antworten veröffentlicht.

Zum Nachlesen

Stand Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Für den Einzelfall fragst du deine Datenschutzbeauftragte oder einen Anwalt.

Fotos auf Veranstaltungen. Was deine Gäste wissen müssen.